Existen multitud de herramientas y soluciones que pueden ayudar a impulsar la digitalización en las administraciones: desde sistemas de gestión documental y digitalización de la información, hasta tecnologías de control de aforo en espacios públicos o mecanismos de reconocimiento facial para detectar quién lleva mascarilla y quién no. Te presentamos algunas herramientas tecnológicas que pueden facilitar esta labor a las Administraciones, acercándolas a un entorno virtual al que hasta ahora quizá no estaban tan acostumbradas.
La tecnología está cada vez más presente en el ecosistema económico y social, tras haberse implantado de forma acelerada durante los últimos meses. La consolidación de nuevos modelos digitales de trabajo implica un cambio de concepción cultural que debe trascender tanto a las empresas como a la propia Administración Pública.
El contexto actual que vivimos trae consigo el surgimiento de nuevas necesidades derivadas de la digitalización de las fórmulas laborales. Ante estas demandas incipientes, la tecnología se erige como un aliado necesario para darles respuesta. Por ello hemos asistido al nacimiento de soluciones y herramientas tecnológicas que han cambiado por completo muchos de los procesos de trabajo diarios.
Las administraciones constituyen un claro ejemplo de cómo este tipo de soluciones contribuyen a optimizar el desarrollo de actividades, lo que a su vez permite agilizar trámites que, por su crecimiento durante los últimos meses, ralentizarían mucho el ritmo de trabajo si se llevasen a cabo de forma manual. A continuación, analizamos en qué consisten algunas de estas innovaciones tecnológicas que se han puesto a disposición de la Administración.
Sistemas de gestión documental y digitalización de la información
Uno de los principales requisitos derivados del nuevo modelo de teletrabajo es la necesidad de digitalizar todos los datos públicos que maneja la Administración para desarrollar su actividad. Este objetivo ya se perseguía antes de la pandemia; de hecho, el 2 de octubre de este año era la fecha límite para que todos los registros de la Administración estuvieran digitalizados.
Ante la irrupción de la pandemia, los organismos públicos se vieron en la necesidad de acelerar este proceso. Algunos ayuntamientos como el de Murcia han registrado un aumento de hasta el 185% en los documentos firmados electrónicamente. Cada vez son más las administraciones que implantan sistemas de digitalización de información y de gestión documental electrónica. De esta manera pueden disponer de los datos en la nube, almacenarlos de forma segura y tener acceso a los mismos desde cualquier dispositivo autorizado.
Tecnología de posicionamiento GPS para Smart Cities
Convertirse en ciudades inteligentes es el reto en el que están avanzando muchas localidades españolas. Objetivo para el cual la tecnología supone un impulso importante, pues España mantiene su estrategia basada en los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) europeos. Ejercer un control adecuado de todos los aspectos que supone convertirse en una ‘smart city’ no es sencillo, y a ello se le suma el hecho de que debe realizarse de manera electrónica.
No obstante, existen soluciones Cloud que facilitan que esto sea posible, y cuya aplicación se basa en la extracción y almacenamiento seguro de los datos relativos a servicios públicos como el alumbrado, el consumo de energía, la disponibilidad de plazas de aparcamiento o la recogida de residuos gracias a la instalación de sensores, que funcionan mediante tecnología IoT, ubicados en diversos puntos de la ciudad.
Además de la recogida de datos, este tipo de herramientas en la nube permiten gestionar este tipo de aspectos de forma centralizada y a tiempo real desde cualquier dispositivo gracias a la red de datos 5G. El concello de Lalín (Galicia) es un ejemplo de cómo un área rural ha conseguido ponerse a la cabeza en materia de gestión digital pública.
Soluciones de control de aforo en espacios públicos
Mantener la distancia física es una de las medidas más efectivas para reducir la propagación de la COVID-19. Como consecuencia, numerosos establecimientos y locales han reducido su capacidad de aforo. La problemática surgía a la hora de controlar dicho aforo para evitar un exceso, especialmente en espacios públicos como playas, estaciones de tren o incluso en la propia calle.
Para ayudar a la Administración en esta tarea, se han desarrollado soluciones basadas en vídeo analítica, softwares, aplicaciones e incluso drones que permiten hacer un recuento de personas a tiempo real. De esta manera es posible ejercer un control de aforo mucho más férreo con datos que se actualizan instantáneamente.
Control de temperatura corporal
Reforzar la aplicación de otra de las medidas de prevención más comunes, el control de temperatura, es uno de los requisitos principales para las administraciones. No obstante, realizar dicho control de forma manual e individuo por individuo no resulta operativo. Para solventar esta cuestión, se han desarrollado mecanismos de control térmico basados en cámaras y sensores. Estas soluciones proporcionan la temperatura corporal de cada persona que detecta la imagen, con un margen de error muy reducido. Además, los sensores de identificación permiten determinar a tiempo real todas aquellas personas que superen la temperatura límite, previamente definida por la entidad. En el momento en que la cámara detecte una alerta, ésta se puede enviar a otros dispositivos para bloquear accesos y activar el protocolo correspondiente.
Tecnologías de reconocimiento facial
Un sistema de vídeo similar al de control de aforo se utiliza también en el desarrollo de soluciones de reconocimiento facial. Estas innovaciones tienen un doble objetivo: por un lado, identificar a las personas que no lleven mascarilla puesta en espacios en los que su uso sea obligatorio. Por otro, comprobar la identidad de cada persona y evitar suplantaciones de identidad al llevar media cara cubierta con la mascarilla.
Vídeo analítica y solución de gestión de actas
Los eventos de carácter público también han tenido que adaptarse a las circunstancias de la ‘nueva normalidad’. Nos hemos acostumbrado a ver los banquillos del Congreso y del Senado a la mitad de ocupación, mientras una parte seguía el transcurso de los eventos vía telemática. Además, los plenos de los ayuntamientos también se han digitalizado.
Sin embargo, al tratarse de eventos públicos de los que debe quedar constancia, es necesario recurrir a herramientas que faciliten esta misión. Bajo este prisma surgen soluciones como VideoActa, una herramienta que elabora automáticamente las actas de los plenos mediante firma electrónica, garantizando la máxima validez legal. Algunas localidades como Alhaurín de la Torre o Almodóvar del Río llevan tiempo utilizando este sistema.
Big Data para definir patrones de movilidad
Las posibilidades que nos ofrecen los datos son infinitas, pero hay que saber interpretarlos y ser capaces de extraer la mayor información posible. La computación de un conjunto de datos, también conocido como Big Data, permite a las administraciones establecer patrones de comportamiento de los usuarios en materias como, por ejemplo, la movilidad. Es decir, las entidades públicas son capaces de determinar cuántas personas hay en un lugar determinado, con qué frecuencia lo visitan y la distribución de las mismas en el entorno. Esta información, cuyo carácter es anónimo y privado, posibilita la segmentación de los usuarios por nacionalidad, género, edad, perfil socioeconómico, etc.
Las administraciones pueden basarse en esta información para diferentes aplicaciones. Pongamos un ejemplo: un determinado segmento de usuarios, que cumple una serie de características desprendidas de los datos analizados, incumple la norma relacionada con la restricción de movilidad nocturna. Si la administración concluye este patrón, podría, por ejemplo, lanzar una campaña de concienciación segmentada que estuviese dirigida específicamente a ellos, con un lenguaje y un tono acorde a sus características.
El salto tecnológico que se ha visto obligadas a dar la Administración Pública es evidente. Un reto que han afrontado apoyándose en partners tecnológicos de referencia que les asesoren y les ayuden durante todo el proceso, hasta ahora desconocido para ellas. Sin embargo, pese a que este año se ha avanzado enormemente, queda un largo camino por recorrer durante los próximos años para que las competencias digitales de la Administración sean equiparables al resto.
