Transformación Digital en la Administración Pública

La Transformación Digital en el caso concreto de las Administraciones Públicas es el proceso que ya estamos viviendo para que el ciudadano tenga acceso a los servicios tradicionales que ofrece la Administración Pública en Salud o Educación, por ejemplos, y realizar cualquier tipo de trámite de una manera más eficiente.

Hay dos razones por las que la Administración Pública debe iniciar o acelerar su proceso de transformación digital. El primero y más importante porque el ciudadano cada vez lo demanda más y lo necesita más. Y el segundo motivo es por pura eficiencia.

El gasto público no va a poder crecer de manera exponencial en los próximos años pero sin embargo la demanda de servicios públicos va a seguir creciendo. Porque las personas nos hacemos más mayores, porque va a haber más personas mayores, porque la educación tiene que ser más personalizada… y eso solamente se puede gestionar si el servicio público se prové de manera más eficiente.

Por ejemplo, gestión de residuos urbanos: se puede gestionar de manera tradicional o de manera más eficiente o inteligente. Cuando yo tengo que bajar a llevar mis residuos reciclables podré consultar en twitter, siguiendo al contenedor de residuos, si está lleno o vacío y en función de eso, bajo o no bajo. Y por otro lado, al propio ayuntamiento avisará el contenedor que está lleno para que pueda hacer una recogida más inteligente.

Otro ejemplo, la gestión de la iluminación pública: Iluminaremos de manera inteligente aquellas zonas que necesitan ser iluminadas y por la noche, si no hay paso ni de vehículos ni de personas la farola estará en un nivel de encendido muy bajo, de entre el 5% y el 15% y cuando pase un vehículo la farola se ilumina hasta el 100%.

Para Diego Torrico, Director de Administraciones Públicas y Smart Cities de Vodafone España, los principales beneficios de la Transformación Digital que estamos viviendo en la administración pública son tres: El primero es la Eficiencia, que significa poder ofrecer más servicios públicos sin presupuestos incrementales. El segundo, la repercusión en la calidad del servicio público que consumen los ciudadanos, desde la educación al transporte van a ser mejores y lógicamente mejor percibidos. Y la tercera y más importante, ciudadanos más satisfechos y que viven mejor. Estas y otras opiniones puedes conocerlas en la siguiente entrevista.

Mejoras en todos los niveles de un Ayuntamiento

Al sureste de Inglaterra, el Bedford Borough Council es una autoridad local que atiende a 157.000 habitantes. Como todos los ayuntamientos del país y del resto de Europa, se enfrenta al desafío de mantener y mejorar las prestaciones pese a la reducción presupuestaria. Las medidas implementadas en Transformación Digital ha permitido reducir costes en paralelo con una mejora de la calidad. El secreto: funcionarios y empleados más felices gracias a la movilidad y flexibilidad de sus tareas.

“Nuestro enfoque tiene que ser la prestación de servicios,” dice Craig Austin, Director Adjunto, Bedford Borough Council. “Sí, tenemos que ser conscientes de los costes, del ahorro, pero no puede ser el principal impulsor. Mejorar las cosas para nuestro personal crea una fuerza de trabajo más feliz, y el personal más feliz significa que tienes una mejor oportunidad de la entrega de resultados de calidad “.

Dotar a los trabajadores de ordenadores portátiles, tablets y smartphones, ha supuesto que el personal realice sus funciones directamente sobre el terreno. Lo que significa tomar decisiones más rápidamente con visitas informadas y efectivas. Con ello no sólo se trabaja más rápido, sino que permite más visitas por día.

“Anteriormente, el equipo de Servicios de Regulación tenía que reservar agenda para inspecciones, tomar notas detalladas en el sitio, y luego volver a la oficina para presentar la documentación. El proceso conllevaba mucho tiempo, ineficiente y no adecuado para el intercambio de datos mejores. Con el trabajo móvil, explica Craig, mejoraró la calidad de las visitas de campo gracias a un mejor acceso a los datos históricos. Además, los expedientes de los casos podrían incluir fotos, audio y video, junto con los informes escritos. Los trabajadores sociales o los que supervisan los servicios comunitarios son apasionados de su trabajo, que quieren hacerlo sobre el terreno sin perder tiempo en papeleos que podrían dedicar a ayudar a la gente.” Sentenció.

Inevitablemente, los cambios en la primera línea han impactado en el back-office: el gasto de papel y de impresión se han reducido a la mitad. Con el contenido digitalizado ahora hay menos necesidad de salas para almacenar los archivos de papel. El Consejo también ha implementado una política de mesa caliente, reconociendo que, con más personal fuera de la oficina, no se utilizaban casi dos tercios de los escritorios que reducirá los costos de bienes raíces. Puramente en términos de costos, esperan ver un retorno de la inversión dentro de tres años

Puedes descargar el Case Study en PDF.

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