La comunicación ha evolucionado enormemente durante los últimos años como consecuencia del proceso de transformación digital que ha afectado a todos los ámbitos de la sociedad. Una buena estrategia de divulgación de mensajes fue clave para empresas y administraciones durante la pandemia, para poder mantener informados a todos los empleados y trabajadores. Sin embargo, todavía hay muchas oficinas de la Administración Pública que tienen tareas pendientes en lo que respecta a la digitalización y que, por ejemplo, no tienen una newsletter interna que informe sobre la actualidad del sector y de la actividad de la oficina.
Conseguir una buena comunicación interna siempre es un reto para cualquier empresa, pero el sector público tiene una serie de particularidades y condicionantes que incrementan todavía más su complejidad. Hay que tener siempre presente que los empleados de la administración están al frente de la prestación de casi todos los servicios públicos, por lo que es esencial que estén bien informados, motivados y dispuestos a colaborar.
Para prestar el mejor servicio posible a sus comunidades, el personal de la administración necesita disponer de la información más actualizada sobre su organización y conocer los retos a los que se enfrenta.
A continuación, destacamos algunos de los beneficios más importantes de este tipo de comunicación para plantear llevar a cabo esta iniciativa.
Aumentar el compromiso
Contar con una plantilla bien informada es el primer paso para fomentar la participación y la implicación en la consecución de los objetivos comunes. Una newsletter tiene la capacidad de hacer que sus lectores se sientan parte de un colectivo y esto es fundamental para una Administración que busque fomentar el sentimiento de comunidad. Al igual que sucede con la comunicación externa, es muy importante conocer el público objetivo al que se dirige la newsletter. La información, el tono y el enfoque de un boletín de noticias interno que se envía a los trabajadores de un centro educativo diferirá del que se envía al de un ayuntamiento o al de una oficina de empleo.
En cualquier caso, los trabajadores se sentirán más integrados y comprometidos con su institución si reciben información de utilidad para su día a día.
Celebrar los logros de la institución y de sus empleados
El sector público no se rige por los mismos criterios de consecución de objetivos que el privado, pero no por ello es menos importante mantener la motivación de todas las personas que la integran y aspirar siempre a mejorar el rendimiento y la productividad individual y colectiva. Las personas rinden mejor cuando se sienten valoradas y difundir los logros a través de una newsletter es una gran forma de aprovechar este canal de comunicación interna.
Anunciar la puesta en marcha o la finalización exitosa de un proyecto, comunicar ascensos, contrataciones o jubilaciones…
Recopilar feedback y métricas
La newsletter es una de las mejores formas de obtener información directamente de los empleados. Al incluir una encuesta o un formulario dentro de una newsletter, que se envía siempre el mismo día a la misma hora, será mucho más sencillo captar la atención de sus destinatarios que mediante un correo electrónico que se reciba sin previo aviso. Para los funcionarios, que tienen un vínculo generalmente estable y duradero con una administración determinada, es importante saber que su opinión se tiene en consideración para intentar mejorar su desempeño, su espacio de trabajo y su día a día en general.
Fomentar la transparencia
La transparencia es uno de los pilares para el correcto funcionamiento de la administración y esta tiene que transmitirse de cara a la ciudadanía, pero también a nivel interno. La newsletter es un canal de comunicación ideal para que todos los empleados públicos de una organización sean los primeros en recibir la información sobre cualquier novedad que pueda afectar a su puesto de trabajo o al de sus compañeros.
Una comunicación honesta y abierta es la mejor manera de gestionar cualquier crisis, evitar la generación de rumores y la difusión de información falsa.
Crear un espacio colaborativo
La newsletter debe ser parte de una estrategia de comunicación interna global planificada y ejecutada por profesionales, pero abrir un espacio para sugerencias y para que cualquier miembro de la organización aporte su propio contenido puede resultar muy enriquecedor. Además, siempre ajustándose a la línea de la estrategia planteada, la aportación de trabajadores de distintos departamentos contribuirá al tono más distendido y amigable que debe tener este tipo de newsletter internas, a que todos se conozcan un poco mejor a nivel personal y profesional.
Las comunicaciones internas del sector público siempre serán un reto. Hay muchos condicionantes a tener en cuenta para que todo salga bien.
Por ello, la newsletter se posiciona como una de las grandes opciones para lograr la participación de los trabajadores, independientemente de su puesto o del servicio que presten, darles voz y un canal a través del cual puedan estar informados de lo que ocurre en su administración.
Otros artículos sobre Tecnología e Innovación en las Administraciones Públicas que te pueden interesar:
- Cuál es el siguiente paso de la Transformación Digital
- NFT para registrar patentes con Blockchain
- NFT para datos de salud personal
- Estudiar las estructuras sociales con Big Data, matemáticas y física
- Planes de Sostenibilidad Turística en Destinos: 615 millones destinados al turismo
- Smart Healthcare en la Sanidad Pública y Privada
- Los fondos europeos y los proyectos tecnológicos para las Administraciones Públicas
- 5 consejos para acercar la Administración Pública a un target más joven
- Plan de Choque de Ciberseguridad, clave para proteger a la Administración Pública
- Índice de Transparencia: buenas prácticas para las Administraciones Públicas
- Estudio de Digitalización de las Empresas y las Administraciones Públicas en 2020
- Fondos Europeos: principales claves del acuerdo de recuperación internacional
