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Del Teletrabajo al Smart Working

Todos hemos visto cómo en menos de una semana miles de empresas han hecho del teletrabajo una realidad como solución necesaria al confinamiento impuesto por el Estado de Alarma. Para los que ya habían hecho la prueba previamente resultó inmediato y natural. Para los que entraba en sus planes a corto plazo, fue rápido. Para los que no pensaron que esto podría llegar, resultó más fácil de lo que pensaban. Hoy, algunas encuestas aseguran que la mayoría de empleados en algunos sectores prefieren seguir trabajando desde sus casas cuando la emergencia sanitaria pase, mientras que muchas compañías han decidido que el paso dado sea sin retorno y anuncian que ya no volverán a sus oficinas, al menos como obligación para toda la plantilla.

También hay quien alerta sobre las dificultades de conciliación o las implicaciones sobre las condiciones de ergonomía e higiene laboral en muchos hogares, que no están preparados para convertirse en un puesto de trabajo permanente. También eso tiene respuesta.

Trabajar fuera de la oficina no significa solo hacerlo en casa

Desde la invención del concepto de espacio de trabajo digital (Digital Workspace) el objetivo no era trabajar desde casa sino tener la libertad de trabajar desde cualquier lugar, en movilidad. La telefonía móvil fue el primer gran avance en ese sentido (si exceptuamos aquellos mensáfonos que servían a los profesionales para estar localizados aunque en un solo sentido) pero fue la llegada de internet móvil lo que facilitó dejar de estar anclados a la mesa de un despacho definitivamente.

Cuando hablamos de teletrabajo debemos pensar también en todos aquellos profesionales que se desplazan de forma natural por su actividad: representantes, técnicos, inspectores, etc.

La pandemia de coronavirus nos ha enseñado que la mayoría de puestos de trabajo que considerábamos asociados a una oficina colectiva en realidad se pueden desempeñar a distancia y sin perder conexión entre los equipos, con la misma capacidad de trabajo colaborativo e incluso con algunas ventajas añadidas como la reducción de los desplazamientos que repercuten en la huella de carbono, pero también en la pérdida de horas de trabajo en los trayectos, e incluso el menor riesgo de accidentes laborarles por ese motivo.

Hoy, empresas de todos los sectores han comprobado cómo es posible trabajar desde cualquier lugar, algo que ya hacían muchos profesionales y que con el impulso tecnológico que resultará de esta situación se verá aún más potenciado. Hablamos de los casos en los que no es posible llevarse el trabajo a casa sino que, al contrario, es la actividad la que hay que acercar al profesional en remoto. Desde médicos que pueden pasar consulta por videoconferencia y otros dispositivos con sensores IoT que envían los datos biométricos del paciente, a técnicos de mantenimiento o instalación que supervisan desde otro lugar una compleja maquinaria industrial que está siendo ajustada por un operario con sus indicaciones, tal vez usando unas gafas de realidad aumentada en tiempo real con la tecnología 5G. Las posibilidades de formación a distancia en los que un profesor no debe desplazarse a un solo domicilio o sesiones de participación ciudadana en un ayuntamiento son formas de trabajo que se verán también ya con total normalidad.

En palabras de Daniel Jiménez (Director General de Vodafone Business) estamos ante un nuevo Paradigma en la forma de trabajar que depende de otras tres P: las Personas, los Procesos y las Plataformas que, sumadas, están dando lugar a una nueva realidad.

Smart Working, la nueva realidad del trabajo

En un reciente webinar ofrecido por el Observatorio Vodafone de la Empresa para presentar la nueva web de recursos puestodetrabajodigital.es, Daniel Jiménez comenzó explicando precisamente ese concepto: “un puesto de trabajo no es una oficina, tú decides si es en tu casa, en un pueblo o en el campo” y animó a los participantes a dedicar más tiempo a pensar en cómo trabajamos y crear nuevos modelos de negocio.

El moderador de la mesa redonda posterior, Nacho Pinedo (Co fundador y CEO de ISDI), apoyó la idea afirmando que ante la necesidad de implantar el teletrabajo en esta situación hemos comprobado que “la tecnología ya estaba, faltaba el mindset”. Ese cambio de mentalidad que a muchos les hacía falta es el que propuso Remedios Orrantia (Directora de RRHH e Inmuebles y Presidenta de la Fundación Vodafone España) cuando definió el Smart Working: “se trata de trabajar desde el sitio que creas que vas a ser más productivo”. Y para animar a todas las empresas a repensarlo puso de ejemplo a la propia Vodafone cuando realizó el primer simulacro enviando a todos sus trabajadores a casa para testar cómo funcionaban todos a la vez, especialmente en los aspectos de seguridad.

“Smart Working es que cada uno pueda trabajar desde donde sea más productivo, para lo cual necesita ultramovilidad, es decir: un dispositivo móvil, herramientas y sobre todo una buena conectividad para asegurar que en cualquier momento puedes estar conectado”   explica Remedios Orrantia.

El teletrabajo no es algo exclusivo del sector privado y las administraciones también han sido capaces en muchos casos de adaptarse rápidamente a esta situación. Xabier Gatius (Secretario General de Políticas Digitales y Administración Pública de la Generalitat de Catalunya) citó a Estonia y su gran apuesta por el Estado Digital y relató su experiencia previa con proyectos como el que mantenía a 2.400 personas teletrabajando para la Generalitat que estaban inspirados en las empresas. Para ello, Gatius cree que lo más importante no es la tecnología, que ha demostrado ser eficaz y estar disponible, sino “que el ciudadano no sea el último eslabón de la cadena” y apostar por el concepto “Citizen Experience” basado en el “Customer Experiencie”.

Repensar la oficina como lugar de trabajo

El hecho indiscutible de que las oficinas han dejado de ser insustituibles como lugar de trabajo obliga a otro tipo más de transformación cultural de las empresas en el que sea necesario repensar las sedes corporativas para reconvertirlas en lugares de aprendizaje, de conexión, de marca y hasta para fomentar el sentido de pertenencia. Así lo expuso Guzmán de Yarza (EMEA Head of Workplace Strategy de JLL) quien además insistió en que ahora más que nunca es el empleado el que debe de estar en el centro.

En este sentido, Elena Sanz (Directora General Personas y Organización de MAPFRE) expuso su visión de que el teletrabajo era una herramienta más de la transformación empresarial y describió su experiencia y cómo con más del 90% de los trabajadores desde casa era necesario no solo establecer métodos de trabajo colaborativo sino “confiar en la capacidad del empleado para organizarse y ser responsable más allá del control al que se está habituado”. Sanz defendió también ciertas ventajas del trabajo presencial y cree en un modelo híbrido en el que se fomente la creatividad, el equipo y permite impulsar la cultura de empresa.

En cuanto al protagonismo de las personas en el trabajo deslocalizado, Remedios Orrantia recordó que “el cliente ya es digital y las marcas tenemos que serlo” a lo que Elena Sanz añadió que, por eso mismo, “la oferta al empleado hay que personalizarla como hacemos con el cliente”, siempre con respeto a la protección de datos, pero ejerciendo un nuevo liderazgo.

Tecnología como facilitador de la verdadera transformación

La adaptación al Smart Working es por tanto una cuestión de transformación de la cultura empresarial. Para Remedios Orrantia “la tecnología es un facilitador, pero eso impulsa el cambio”, a lo que Guzmán de Yarza añadía que “es un momento excepcional con el viento de cola para el cambio —sentenció—. Es el momento para el liderazgo ético”.

Todo este proceso, que como la auténtica disrupción que está suponiendo suele llegar de forma externa, fue descrito finalmente y como resumen por Daniel Jiménez recordando unas palabras de Darwin sobre la Evolución: “No penséis que es consecuencia de un gran hecho extraordinario sino de la suma de muchas pequeñas cosas”.

El Smart Working, en palabras de Jiménez, será totalmente realidad cuando podamos ver al pediatra de nuestros hijos por videoconsulta, las reuniones online sean de los 30 minutos programados y evitemos los atascos. “Llegaremos a un punto —concluyó— en que el trabajo sea ubicuo y cada uno lo pueda hacer donde le sea posible”.

Puedes acceder al webinar completo aquí: puestodetrabajodigital.es