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Guía de adaptación al Control Horario con tecnología

El 12 de mayo entró en vigor la nueva normativa que obliga a todos los trabajadores a fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo, por lo que todas las empresas deberán disponer de sistemas de control horario. Si no lo hacen, se arriesgan a ser sancionadas con multas que oscilan entre los 625 euros y los 6.250 euros, en función del número de empleados o la facturación de la compañía.

Hasta ahora las empresas estaban obligadas a registrar la jornada de trabajo sólo de los que trabajaban en jornadas reducidas. Con este cambio en la normativa se extiende a toda la plantilla.

¿Qué exige exactamente el  RDL 8/2019 sobre Control Horario?

El nuevo Decreto Ley obliga a todas las empresas a:

  •  Garantizar el registro de jornada diario.
  •  Incluir en el registro el horario concreto de inicio y fin de jornada.
  •  Guardar esta información durante cuatro años.
  •  Poner esta información a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.

Para más detalles, puedes consultar el BOE  o el ebook gratuito de Wolters Kluwer.

Cómo gestionar el Control de Horario

Como ya ocurriera con el GDPR, la ley no especifica un único sistema de control, sino que obliga a la adopción de aquellos que cada empresa sea capaz o requiera por sus circunstancias, siempre que pueda cumplir con los requerimientos que se citaron arriba.

Existe una variedad de sistemas en el mercado tanto analógicos como digitales para el fichaje presencial o por web de los trabajadores desplazados o el teletrabajo, los más efectivos están en la nube.

En cuanto al control biométrico, la opinión de la experta laboral consultada por elderecho.com  es que «este sistema ofrece la ventaja de la dificultad de suplantación del sujeto proporcionando una mayor seguridad respecto a la autenticidad de datos».

Sin duda, para la realidad de teletrabajo y la movilidad, las soluciones en la nube para el control de horario es la mejor alternativa, pudiendo ser utilizados sin necesidad de estar presencialmente en el trabajo, mediante el acceso a través de un dispositivo (móvil, ordenador, tablet, etc.).

Recomendaciones básicas para el cumplimiento del Control de Horario

Ante las dudas que toda nueva normativa plantea, hemos recopilado siete consejos básicos a partir de las recomendaciones de los especialistas de RRHH Nexian publicadas en LegalToday.com :

  1. Cómo llevarlo a cabo. La norma no establece un formato obligatorio. Desde una simple planilla firmada a los relojes analógicos o digitales de fichaje. «No obstante, en estos últimos meses han surgido diversas herramientas informáticas o de telefonía que pueden instalarse en los dispositivos personales o profesionales de la plantilla, y que permiten llevar este registro con un coste muy reducido».
  2. Custodia de datos. Toda la información recogida debe conservarse -y custodiarse- un mínimo de 4 años por lo que «es importanteimplantar los sistemas de control adecuados para otorgar seguridad jurídica a todo el proceso».
  3. Independiente de la nómina. La norma no deja reflejada la obligación de los trabajadores de firmar el registro de las horas realizadas junto con su nómina.
  4. Tratamiento del teletrabajo. En las empresas con diferentes turnos, trabajadores en movilidad o que prestan sus servicios a distancia, el responsable de la compañía de RRHH Nexian recomienda «hacer una gestión inteligente de la norma, buscando el acuerdo sobre la protocolización de ese registro con los trabajadores y con el sistema que más se adapte a las necesidades de la empresa».
  5. Entradas y salidas. La norma no obliga a registrar cada entrada y salida del personal del centro de trabajo, y el tiempo de las pausas deben estar preavisadas.
  6. Distintas soluciones a una misma norma. Sectores como la industria, en la que el horario suele estar regulado en convenios ha estado tradicionalmente más medido. En la consultoría o servicios es habitual superar el horario estándar, y se asume que va incluido en el sueldo. Ahora las empresas están obligadas a definir mucho más los límites en cada caso.
  7. Ventajas añadidas. Un control de horario permite una gestión más eficiente en general, como informes tanto a nivel individual como de equipo. «Esta cuestión supone una oportunidad más que aporta la transformación digital a la que estamos abocados, y en la que Nexian tiene un interés muy especial por impulsar» confirma el directivo de Nexian.

Nuestra recomendación: Gestiona el control de horario con Checking Plan

Checking Plan es la solución de Vodafone para el control de asistencia, retrasos, incidencias y bajas. Además, le facilita la organización de turnos de trabajo, gestión de horarios, calendario laboral, etc.

Las ventajas de Checking Plan, son:

  • Disponibilidad. Es una solución 100% Cloud que facilita y optimiza la gestión de personal y sus tareas. Controla de manera integral toda la información desde cualquier lugar y en tiempo real.
  • Flexibilidad e inmediatez. La versatilidad de la plataforma permite la coexistencia de diferentes tipos de fichaje y dispositivos: APP móvil, telepresencia automatizada, geolocalización y terminal de fichaje mediante sensores.
  • Automatización. Generación automática de notificaciones ante posibles incidencias. Permite el diseño de informes personalizados con la interfaz sencilla y ágil, para su integración con otros sistemas.
  • Eficiencia. Conoce el cumplimiento real de horarios de empleados presenciales y remotos. Además, la solución permite la gestión de tareas realizadas por trabajadores en movilidad.

¿Qué beneficios tiene una solución digital para el control de horarios laborales?

Las soluciones digitales aportan beneficios para todas las partes, empresas y trabajadores y forman parte de la filosofía de Transformación Digital en los negocios:

Para la empresa:

  • Facilita y optimiza la gestión, información y procesos.
  • Mejora de la productividad y resultados, ahorro de costes-tiempos.
  • Informes siempre disponibles ante requerimiento de la Administración.
  • Notificaciones y seguimiento de incidencias en tiempo real.
  • Geolocalización de tareas, activos y operarios.

Beneficios para el usuario:

  • Mejoras en la conciliación laboral.
  • Facilita las condiciones para el teletrabajo.
  • Control en tiempo real sobre las horas realizadas.
  • Gestión de permisos en movilidad.
  • Sencillez y agilidad en el reporte de horas extras.

Se trata de una solución horizontal desarrollada por CHECKINGplan , certified partner de Vodafone Business. Está presente en todos los sectores. Más información en la web.