Un año después de la gran disrupción que supuso la pandemia y que provocó la adopción del trabajo en remoto de forma masiva, y tras entrar en vigor la Ley de Teletrabajo para cubrir las lagunas legales que aún no estaban resueltas, desde la web puestodetrabajodigital.es se realizó una encuesta a directivos de empresas de todos los tamaños y sectores con el fin de conocer dos cosas: el grado de cumplimiento y los planes de futuro.
¿Mantendrán el teletrabajo una vez terminadas las circunstancias temporales que se han implementado en los últimos meses? ¿Volverán a la situación anterior? ¿Cuáles son las prioridades? Las respuestas recibidas durante dos meses arrojaron luz sobre estas y otras preguntas relevantes y quedaron plasmadas en un informe disponible para descargar en PDF.
Además, los resultados se presentaron en el Observatorio Vodafone de la Empresa en partnership con Microsoft y la colaboración de Intel y Lenovo.
El 44% de los directivos considera ampliar el teletrabajo en sus plantillas
La primera conclusión rápida que podemos obtener del informe es que el teletrabajo ha llegado para quedarse. Si hoy más de la mitad de los encuestados (el 51%) declararon tener al menos el 50% de su plantilla teletrabajando, el 44% espera ampliar el número de empleados que realicen su función en remoto. Entre las que menos empleados tienen trabajando fuera de las oficinas, el 18,5% aspira a llegar al menos al 25%, un 13,5% hasta el 50% y otro 12% a más del 50%.
Así, la cuarta parte de los encuestados (el 25,5%) esperan tener más de la mitad de la plantilla teletrabajando en el futuro.
El móvil como herramienta esencial para el puesto de trabajo digital
Sobre qué equipamiento básico considera imprescindible las empresas, teniendo en cuenta que de acuerdo con la nueva ley, todo aquel material necesario para desarrollar su labor dentro o fuera de la oficina debe correr por cuenta del empleador, casi la totalidad de los encuestados (el 87,6%) coincidieron en que el equipo básico para teletrabajar es un ordenador personal y el 69% un dispositivo móvil. Además, la mayoría de los que eligieron el ordenador personal también consideran necesario el dispositivo móvil (64,2% del total).
Los expertos nos cuentan sus predicciones basadas en los aprendizajes con el teletrabajo masivo
La sesión del Observatorio Vodafone en el que se presentaron las conclusiones contó además con una mesa redonda formada por directivos de grandes empresas que aportaron su experiencia durante el periodo de teletrabajo obligatorio en el confinamiento, y qué aprendizaje han extraído para el futuro.
Carlos Becker (Director del Segmento Corporate y AAPP, Vodafone Business España) presentó el evento analizando la situación global al comenzar el segundo trimestre del año. A su juicio, están pasando dos cosas: coincide la salida de la pandemia con una evolución tecnológica. “Es lo que nos ha tocado vivir y dónde tenemos realmente que cambiar la forma de trabajar y de reconstruir nuestras empresas”, afirmó. Para ello, recuerda, tenemos una ayuda fundamental que son los Fondos de Recuperación de los que tanto se habla. Una oportunidad de utilizarlos para lo que realmente es importante a la hora de construir los próximos diez años del país y del tejido empresarial. Una oportunidad de modernización que va más allá de la tan mencionada Transformación Digital que ya estaba en marcha.
“No me gusta hablar de digitalización —aseveró—. Digital es cero y uno, donde cero es no hacerlo y uno, hacerlo. No hay otras opciones, el que no quiera hacerlo no lo hará pero el que lo haga será realmente para transformar la forma de trabajar en su empresa”.
Para Becker digitalizar el puesto de trabajo es crítico y hay muchas formas de digitalizar la empresa: A través de los procesos de cliente, las infraestructuras… “pero el empleado es crítico porque ayuda a acelerar el ciclo vital que hace que esa transformación se produzca”.
Herramientas de trabajo colaborativo
Hacia modelos y espacios de trabajo híbridos
Tanto de los resultados de la encuesta como de las opiniones de los expertos invitados se deduce que no hay grandes sorpresas. El teletrabajo es una realidad, ya existe y a nadie se le escapa. Pero tampoco debe ser una forma de vida. Es importante adaptarse y ver qué es lo mejor que podemos aplicar para cada una de nuestras empresas.
El gran paso que hay que dar es pasar de estar el 100% de nuestro tiempo en la mesa de casa o de la oficina y llegar a un modelo híbrido más flexible.
Por ello es destacable que en la encuesta se refleje que las dos tecnologías más determinantes sean la movilidad y el cloud. Sin olvidar la ciberseguridad, para no poner en entredicho la empresa hacia el exterior.
Sobre este cambio en la cultura del trabajo que nos va a exigir el puesto de trabajo digital, Adela Cuadros (Specialist Facilities Managemet, Vodafone España) opina que aunque muchos vaticinen el fin de las oficinas corporativas “se nos ha olvidado la parte de colaborar y cocrear y creemos que las oficinas van a quedar para esa parte del trabajo y tenemos un reto súper importante en ellas”.
Adela Cuadros explicó que aunque en Vodafone ya tenían experiencia en el trabajo flexible, basado en portátiles con wifi y con smartworking, es verdad que esperaban que fuera un periodo de cuatro o cinco años de prueba para ver cómo se iban a adaptando en las oficinas a todo esto. La pandemia cambia los planes y al final, somos seres sociales y esos sentimientos de colaborar y cocrear son súper importantes. Por eso insistió en que “no es solamente cómo van a cambiar las oficinas y los espacios, sino cómo la digitalización nos puede ayudar a cambiar los procesos.”
Cuadros cree que es importante que al empoderemos al empleado para que pueda usar los espacios de una manera eficiente, y que los días que vaya a la oficina sean lo más eficientes posibles.
Para ilustrar este punto, puso de ejemplo la app SmartBuiliding con la que vemos un futuro en el que cada empleado se planifica, donde selecciona lo que va a hacer: reserva reunión con un departamento, una sala de silencio para avanzar temas, la hora y el menú para comer, etc. Y todo esto puede coordinarlo con el resto de compañeros. Saber si van a estar disponibles. Así va a aprovechar más el tiempo y lo va a hacer a su medida, con un espacio de trabajo más flexible. “Para conectarnos a una videoconferencia o hacer tareas administrativas no va a tener sentido ir a la oficina —añade Adela Cuadros—, pero debe ser el usuario el que se lo organice y se lo modere”. En cuanto a la empresa, estas herramientas digitales nos van a devolver todos los datos: qué tipos de reservas hacen nuestros usuarios, si demandan más espacios colaborativos, inmersivos o más para trabajar en solitario. Las oficinas van a estar adaptadas a la nueva realidad, no solo en reducción de metros cuadrados, gracias a los datos para tomar decisiones en el futuro por la parte de Property.
Antes de llegar a ese escenario ideal, con un puesto de trabajo digital asimilado y completamente organizado e integrado en las estructuras de las empresas, la experiencia de quienes se han adaptado con éxito en el último año puede ayudar a quienes aún no lo hayan hecho. Estas fueron algunas de sus aportaciones:
Alberto Salgado (ICT Director Spain & Latam Grupo GSS) relata cómo lograron pasar de menos del 1% del personal teletrabajando al 70% en el último año: “Algo que en un Call Center parecía impensable”. Habían experimentado desde 2011, pero no se veía factible. Tenían dudas sobre si se podía mantener un nivel de seguridad adecuado o el mismo performace. Como dijo Carlos Becker al inicio, la pandemia lo convirtió en uno o cero: o teletrabajaban o no trabajaban. Salgado cree que para lograrlo hay que dotar al trabajador de las herramientas tecnológicas adecuadas para que realice su función desde casa, o desde cualquier otro lugar, de forma flexible y con las mismas facilidades, lo más parecido posible. Eso sí, para él lo más importante es lo que hagas en relación a los empleados, la persona: “hay evidentes diferencias entre trabajar en una oficina y en casa y ha sido un reto entender qué queremos hacer y cuál es la mejor situación”.
Entiende que la fórmula es un modo híbrido, que puedan teletrabajar y acudir cuando necesiten a la oficina, porque “hay personas que trabajan mejor en casa con autonomía y otras que prefieren la oficina. Estamos buscando el mix perfecto. pero definitivamente un modelo híbrido”.
Alejandro Expósito (Digital and Business Operations Director, Merck España) lo tuvo más fácil en Merck, una empresa que define como científica y tecnológica, donde el 30% de la plantilla ya hacía su labor desde casa en lo que llamaban Home Base. “Yo nunca he visto en persona a mi jefe en tres años más allá de las dos dimensiones de la pantalla”, confesó. Gran parte del trabajo de Merck está en plantas de producción donde hay que seguir asistiendo físicamente, pero para el resto supuso un reto a la hora de comprar equipos en movilidad para todo el mundo, ajustar las estructuras y redimensionarlas.
Se encontraron casos de todo tipo, hasta compañeros que no tenían conexiones en sus casas y tuvieron que replantearse qué herramientas eran las mejores para conectarlos a todos y colaborar.
Por su parte, Alejandro Pociña (Presidente de Steelcase Iberia) explicó cómo han estudiado los últimos meses para impulsar su proceso de transformación. Un proceso que ya tenían muy madurado con anterioridad a la pandemia: “La parte física y tecnología la teníamos resuelta, con puestos no asignados —desveló— queríamos que los colaboradores se barajen cada mañana y se rompan los hilos.”
Pociña describe la situación vivida como un cambio de gestión y las personas: “Los líderes tuvieron que aprender a confiar más en las personas y los empleados aprender a asumir más sus responsabilidades”.
En Steelcase llevaron a cabo un estudio para sacar las máximas enseñanzas posibles del teletrabajo masivo, al que llamaron “Return To Better”. En él se han estereotipado cinco tipos de personas o actitudes frente al teletrabajo:
- El llamado “Zoomer Aislado”, para el que el teletrabajo es como una jaula. Se siente enjaulado, y cree que no puede desarrollar sus capacidades y sus relaciones.
- Está el opuesto: para quien el teletrabajo es la libertad, y lo representan todo relajado en casa pensando que eso es una maravilla.
- Hay otros que lo ven como una época transitoria, un paréntesis en su vida profesional.
- Otros que en función de sus circunstancias están completamente abrumados, con una sobrecarga, un no parar entre trabajo y cuidados, con agendas interminables y reuniones a las 8 de la tarde.
- Y un pequeño grupo muy obsesionado con el tema de la seguridad que solo se sienten seguros en su casa y no quieren salir.
Estos perfiles te van indicando lo que tienes que hacer con los espacios y la tecnología.
Esta variedad de situaciones y necesidades es lo que lleva a Antonio Cruz (Director Modern Workplace España, Microsoft) a asegurar que vamos a pasar de tener un puesto remoto por necesidad a un entorno híbrido. Y cómo hay que prestar atención a las consecuencias que tiene la desconexión que gran parte de los empleados tienen con la cultura de la empresa cuando están en un entorno completamente remoto.
Cruz cree que es importante tener en cuenta cómo cohesionas los equipos y no solamente los cercanos sino los equipos extendidos. Cómo evitas que se enfatice el trabajo en silos en lugar de fomentar la colaboración.
Porque estos aspectos lo que hacen es favorecer o perjudicar la innovación dentro de la empresa. La importancia de ese sentimiento de pertenencia y la conexión entre cada empleado y el grupo se pone de manifiesto en una hipótesis concreta: “Imaginemos una persona que se ha contratado durante la pandemia: ¿cómo hacemos para que se conecte con los valores de la empresa, con cómo se trabaja en equipo, con cómo se gestionan proyectos y demás? —se pregunta Antonio Cruz— “A nivel organizacional son los mayores retos que estamos viendo, pero igualmente, hay retos a nivel individual: ¿cómo evitamos que se quemen cuando vemos cómo aumenta la productividad pero trabajando de ocho a ocho? ¿Que cerca de un 45% de los chats que se responden es fuera del horario normal de trabajo?”
El Puesto de Trabajo Digital será personalizado
Durante las diferentes intervenciones que puedes volver a ver completas en la web del Observatorio Vodafone de la Empresa, quedó patente que el gran reto es aprender cómo gestionamos los entornos híbridos y escuchamos a los empleados que están diciendo que quieren trabajar al menos uno o dos días en casa pero que siguen queriendo ir a la oficina. Antonio Cruz volvió al tema de las conexiones para explicar que “se están estrechando los lazos uno a uno con equipos pequeños pero perdiendo con los equipos extendidos. Que es lo que añade valor y enriquece los proyectos, que es lo que estamos viendo que puede disminuir la capacidad de innovación”.
Como moderadora de la mesa redonda celebrada en las segunda parte del webinar, Cristina Martínez (Directora de RRHH Unidades de Negocio, Vodafone España) trasladó una pregunta de la audiencia a los participantes: Entonces, si los espacios de trabajo van a estar pensados para reunirse, interactuar, relacionarse o usarse al gusto de cada empleado… ¿las oficinas van a ser para jugar o para trabajar? Alejandro Expósito lo tiene claro: “Serán para trabajar y pasárselo bien. Haciendo un trabajo que te haga feliz, en las oficinas o en tu casa. Pero creando valor, lo hagas en casa o en donde sea”. Al hilo de este punto, también preguntó sobre qué deberían tener las oficinas para que queramos volver a ellas. En esta ocasión fue Alejando Pociña quien respondió que independientemente de que la hagamos atractiva con un componente lúdico «lo que también buscamos todos en nuestro trabajo es la facilidad para hacerlo, Un espacio y una tecnología que nos ayude a ser más productivos».
El teletrabajo requiere adoptar nuevas tecnologías pero también una nueva mentalidad
Concebir los espacios de trabajo como lugares divertidos o alejados de la imagen tradicional de unas oficinas rígidas y serias, no está muy alejado de la realidad. Es importante tener en cuenta que el trabajo deslocalizado es sólo un elemento más de una transformación del modelo productivo que ya impulsan otros avances tecnológicos como la Inteligencia Artificial, la Industria 4.0, IoT, Machine Learning, Cloud, 5G, Big Data, Data Analytics, VR, AR… pero también por los importantes cambios en los hábitos y comportamientos de la fuerza laboral.
Esa nueva generación de trabajadores, acostumbrados desde la infancia a entornos virtuales y digitales, no solo se adaptará inmediatamente al teletrabajo (como lo ha hecho durante el confinamiento con sus estudios) sino que previsiblemente lo exigirá.
Según el informe publicado por Fujitsu en colaboración con la consultora PAC, “para 2025 los millennials representarán más del 50% de la fuerza laboral y redefinirán la cultura corporativa en torno a modelos flexibles y abiertos, a la colaboración y a los datos. El trabajo en remoto y los freelance se establecerán como la norma, y las empresas modificarán drásticamente el tamaño y la apariencia de la oficina donde debe prevalecer un nuevo enfoque de salud y bienestar”.
Si quieres conocer los resultados completos de la encuesta sobre Puesto de Trabajo digital puedes descargar el paper en PDF aquí.
Si quieres volver a ver el webinar con los expertos comentando el informe y su experiencia, puedes verlo aquí.
