La opción de trabajar fuera de la oficina es una alternativa cada vez más implantada entre las empresas. El contexto empresarial está evolucionando hacia un escenario de Digital Workplaces, espacios de trabajo digitales en los que la tecnología es el facilitador clave.
La fórmula del teletrabajo adquiere una importancia cada vez mayor en el entorno empresarial, que nos obliga a replantearnos cómo de preparadas están nuestras compañías para que nuestros empleados trabajen en remoto.
Según los últimos datos de Eurostat, la oficina de estadísticas de la Unión Europea, solo un 4,3% de los trabajadores españoles teletrabaja habitualmente. Por otra parte, la media europea no es mucho mejor, pues alcanza únicamente el 5,2%.
Nos encontramos, además, en un momento de transición en el que muchas compañías están adaptando sus procesos diarios a las nuevas necesidades digitales. Para ello deben contar con los recursos tecnológicos que les permitan avanzar en esta dirección. La implantación del teletrabajo es, por tanto, una cuestión estratégica, que necesita de cierta pauta y progresión temporal.
5 beneficios del teletrabajo
Una filosofía de trabajo en remoto reporta ventajas no solo a los propios trabajadores, sino también a las compañías. Algo que sin duda ayuda a extender la cultura del teletrabajo entre todos los empleados es, por ejemplo, contar con una guía sobre cómo facilitarlo.
1. Conciliación
Trabajar desde casa supone, en primer lugar, un importante ahorro de tiempo en traslados. Especialmente en grandes ciudades como Madrid o Barcelona, donde el tiempo medio que los ciudadanos emplean en desplazarse a su puesto de trabajo es de una hora diaria aproximadamente. Además, el teletrabajo fomenta una organización del tiempo más adecuada a las necesidades de cada cliente. Esta flexibilidad permite que el trabajador autogestione su tiempo de forma más eficiente y pueda, por tanto, conciliar su vida laboral y familiar más fácilmente.
2. Más productividad y mejor rendimiento
Un estudio elaborado por Cisco revela que el teletrabajo puede incrementar la productividad en un 23%. Sin embargo, cabe destacar que gran parte del éxito del teletrabajo reside en la autodisciplina de cada empleado y en la responsabilidad que adquieran. Otro de los factores que puede contribuir a mejorar los resultados es la percepción psicológica que transmite el teletrabajo. Desarrollar la actividad laboral desde casa reduce la sensación de obligación que genera el hecho de ir a una oficina en un horario más rígido, lo cual hace que al empleado le resulte más llevadero sacar el trabajo adelante.
Así lo comprobó Ctrip, una de las principales agencias de viajes de China, que realizó un piloto de teletrabajo para medir la rentabilidad. El resultado fue satisfactorio: la productividad se incrementó un 20%.
3. Ahorro económico
La ausencia de trabajadores en una oficina supone un claro ahorro de costes. Por un lado las empresas recortarían los gastos derivados del propio local de trabajo (alquiler de oficina, luz, mantenimiento, etc.). Por otro, los empleados evitarían incurrir en gastos como los desplazamientos, las dietas o los cafés de media mañana.
4. Desarrollo digital y tecnológico más avanzado
La digitalización ha dejado de ser una opción para convertirse en un básico, especialmente en el caso de las grandes empresas. Según el Observatorio Vodafone de la Empresa, más del 90% de ellas han realizado inversiones en digitalización durante los dos últimos años. Implantar el teletrabajo requiere un cierto nivel de conectividad para lograr que todos los dispositivos puedan estar interconectados entre sí de forma segura.
5. Reducción del absentismo laboral
El estudio que elabora anualmente Adecco en esta materia desprende que las empresas que implantan la fórmula del teletrabajo reducen el absentismo laboral en un 30% aproximadamente. La sensación de flexibilidad laboral redunda en una productividad más alta y, por tanto, mayor es la satisfacción profesional de los trabajadores, lo que les supone una motivación para trabajar.
Pautas para implantar el teletrabajo en tu empresa
Hoy en día son muchas las compañías que están en disposición de instaurar el teletrabajo sin que el desarrollo de su actividad se resienta. Así se mostró en la sesión sobre teletrabajo ‘Digital Workspaces’, promovida por Vodafone Business University. En ella se reunieron una serie de expertos que explicaron los pasos necesarios para que la implantación del teletrabajo no fuera un obstáculo para las empresas, mostrando casos de éxito claros.
Las redes de telecomunicaciones permiten que todos los usuarios permanezcan interconectados entre sí, compartiendo información y documentos para ejercer su trabajo sin incidencias. Sin embargo, sí es recomendable tener en cuenta una serie de pasos para hacerlo de la forma más ordenada posible. Vodafone Business propone estas medidas que pueden ayudar en el diseño de Planes de Contingencia:
- Elabora un plan de teletrabajo y una guía para tus empleados que incluya los objetivos y acciones de tu plan, indicadores, los beneficios que aportará, los pasos a seguir por tus empleados, las herramientas con las que cuentan, el soporte del que disponen, etc. De esta forma, conseguirás mayor transparencia, conocimiento e implicación por su parte, reducirás posibles inseguridades que pudieran tener y resolverás sus dudas y resistencias a este cambio.
- Utiliza herramientas y aplicaciones digitales en la nube para que tus empleados puedan acceder desde cualquier lugar y dispositivo, compartiendo los archivos que necesiten para trabajar de manera normal.
- Facilita los dispositivos informáticos necesarios: hoy en día, casi todo el mundo tiene un ordenador en casa desde el que puede teletrabajar, pero es responsabilidad de las empresas contemplar la opción de dotar a los empleados de uno, en caso de que lo necesiten y no puedan disponer de él de otra manera. Además, esos equipos deben tener instaladas todas las aplicaciones y herramientas digitales que puedan necesitar como si estuvieran en la oficina.
- Prepara un plan de posibles contingencias y un grupo de soporte online para la gestión de incidencias en remoto y solución de dudas de tus empleados.
- Realiza un simulacro de teletrabajo masivo y de esta forma podrás poner a prueba si es una medida factible o si necesitas mejorar en algún punto concreto (ej. redes y conectividad, colaboración online entre equipos, conocimiento de herramientas digitales, equipos informáticos, etc.).
- Evalúa tu plan de teletrabajo de forma continua, entrevistando a empleados, analizando indicadores, testando herramientas, etc. de esta manera podrás incluir mejoras progresivas que hagan que el trabajo de tus empleados fuera de la oficina sea más eficiente.
Herramientas colaborativas para facilitar el teletrabajo
Ya hemos hablado de cómo implantar el trabajo en remoto y de los beneficios que conlleva para las empresas. La siguiente cuestión es cuáles son las herramientas más adecuadas para facilitarlo. Hoy en día existen multitud de ellas que podemos utilizar. La consultora Opinno ha elaborado un informe en el que las clasifica en seis categorías:
- Gestión del equipo: plataformas mediante las que organizar el trabajo del equipo y que permitan realizar un seguimiento de las tareas más exhaustivo. Trello, Teamdeck o Epicflow son algunas de ellas.
- Comunicación: métodos para poder hacer videoconferencias y reuniones telemáticamente. Como ejemplos destacamos Zoom, Meet o Slack, entre otras.
- Ejecución de tareas: espacios de trabajo colaborativo en el que los diferentes miembros puedan reportar el estado de cada actividad y compartir documentos. Asana, Jira Software o Google Suite cumplen esta función.
- Transmisión de conocimiento: repositorios donde almacenar información común. Google Drive, Dropbox o One Drive son las más habituales.
- Sesiones de trabajo grupales: herramientas para organizar workshops de trabajo, debates o sesiones múltiples. Conceptboard o Mural son recomendables.
- Formaciones: plataformas que permiten impartir formaciones online y asistir a las mismas. ClickMeeting, Crowdcast o GoToWebinar son algunos ejemplos.
Las soluciones de conectividad y movilidad laboral repercuten positivamente en las empresas, pero eso no significa que no pueda haber inconvenientes puntuales. El objetivo de las grandes compañías debe ir dirigido a superar los obstáculos e implantar el teletrabajo. Para ello es fundamental hacerlo desde un punto de vista de cultura corporativa y conseguir que los trabajadores lo interioricen de forma individual. Solo así será viable minimizar los inconvenientes y potenciar los beneficios.
