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Teletrabajo: situación, beneficios y claves para implementarlo en la Administración

Trabajar en remoto es una opción cada vez más valorada entre las empresas. También, por supuesto, en la Administración Pública. Si bien España está actualmente lejos de los países punteros en lo que a teletrabajo se refiere, eso no significa que el sector público no esté preparado o que en situaciones de necesidad no se pueda implantar. Te damos todas las claves.

El teletrabajo es tendencia en las grandes empresas, especialmente en aquellas cuya raíz es eminentemente tecnológica o en las que han abrazado, sin ambages, la digitalización de sus procesos y operaciones. De hecho, según los datos de Eurostat, un 4,3% de los trabajadores españoles teletrabajan habitualmente. A nivel europeo, la media se sitúa en un 5,2%. Pero, ¿qué pasa con la Administración Pública? ¿Difiere mucho la realidad empresarial de la de los entes públicos?

La respuesta es afirmativa. Y es que desde el sector público se ha abordado el teletrabajo de una manera (algo) más decidida. No mucho más, pero eso es, al menos, lo que muestran las cifras. En España, el 7% de la Administración está formada por teletrabajadores. En Europa, la media es del 17%. Y, en casos como Suecia, hasta el 51% de los empleados del sector público teletrabajan.

Sin embargo, esta realidad no debe ensombrecer algunos “brotes verdes”. Son, por el momento, minoritarios pero inspiradores. Un buen ejemplo es el caso de la Agencia Española de Protección de Datos, que ha implantado un plan de teletrabajo que “afecta”, nada más y nada menos, que a un 55% de su plantilla y que busca, entre otras cosas, favorecer la conciliación de su personal.

Beneficios del teletrabajo para la Administración Pública

La generalización del teletrabajo en la Administración Pública repercutirá, a medio y largo plazo, pero también de manera inmediata, en beneficios tangibles para trabajadores e instituciones. Una fórmula win-win de la que el sector público obtendrá, como principales ventajas, las siguientes:

1. Ahorro de costes para la Administración

En cualquier empresa o Administración, cada trabajador supone un coste en términos de servicios, equipamiento, gastos asociados como la electricidad, agua, etc. Si se reduce el número de trabajadores, estos gastos se reducen proporcionalmente, permitiendo convertir ese ahorro en nuevas inversiones para asegurar el bienestar del ciudadano.

2. Beneficio social y sostenibilidad

La sostenibilidad es un reto para toda la ciudadanía y una obligación para las Administraciones Públicas. Es más, está tipificada en la Agenda 2030, un plan de acción planetario basado en 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), que busca asegurar el desarrollo social y económico mundial desde un punto de vista ecológico y sostenible.

Gracias a la tecnología en general y al teletrabajo en particular, es posible reducir las emisiones de CO2 y disminuir desplazamientos y atascos, pues los trabajadores no deben trasladarse a su punto de trabajo; aprovechar mejor las infraestructuras de transporte y las carreteras, etc. 

Además, el teletrabajo contribuye a superar los problemas de movilidad que podrían derivarse de limitaciones físicas por algún tipo de discapacidad -fomentando la incorporación a la Administración de estas personas- o espaciales/geográficos por cuestiones como la insularidad, los entornos rurales o la falta de comunicaciones propias de “La España vaciada”.

En definitiva, teletrabajar repercute en el bien común.

3. Conciliación y salario emocional

Gracias al teletrabajo, el empleado público podrá disfrutar de más tiempo para sí mismo, pues los desplazamientos al puesto de trabajo automáticamente desparecen.

Dependiendo del lugar de residencia del funcionario esto puede no parecer una gran ventaja, pero en ciudades como Madrid se invierte más de una hora (62 minutos) de media para llegar al puesto de trabajo. En otras urbes como Barcelona, estos tiempos son menores, pero igualmente significativos. De hecho, en la Ciudad Condal se tarda de media 50 minutos, en Málaga 49 minutos o en Zaragoza 48 minutos, por poner algunos ejemplos.

Hay que tener en cuenta que el teletrabajo es, hoy en día, uno de los elementos más relevantes dentro del llamado “salario emocional”, esto es, las retribuciones no económicas que el empleado puede percibir de la empresa -en este caso Administración- y que mejoran su percepción sobre el ambiente laboral, incrementan su productividad y satisfacen necesidades profesionales, personales o familiares.

En resumen, para el funcionario el teletrabajo supone un incentivo en forma de tiempo, lo que repercute de manera directa en su calidad de vida y motivación.

4. Eficiencia y productividad

Históricamente, el trabajo por objetivos no ha estado entre las prioridades de la Administración. Sí es más común en las empresas privadas. Frente a un modelo tradicional presencialista más propio del sector público, el teletrabajo fomenta la consecución de objetivos individuales y la medición del grado de cumplimiento de los mismos gracias a la tecnología y a las herramientas digitales.

Esto repercute muy especialmente en la productividad y la eficiencia del funcionario. John Roberts, profesor emérito de la Universidad de Stanford, ha puesto cifras a este incremento, afirmando que el teletrabajo puede llegar a aumentar la productividad hasta en un 20%.

5. Respaldo normativo

El teletrabajo en la Administración está respaldado desde un punto de vista jurídico desde hace tiempo, tanto a nivel nacional como autonómico. Es por ello que cualquier iniciativa puesta en marcha por un ente público cuenta con el apoyo y soporte legal necesario.

La actualmente derogada Ley 11/2007, en su disposición final sexta, ya hablaba de “regular las condiciones del teletrabajo en la Administración General del Estado”. Por su parte, la Orden APU/1981/2006, de 21 de junio, del Ministerio de Administraciones Públicas, promueve la implementación de programas piloto de teletrabajo en los departamentos ministeriales.

A nivel europeo, además, en 2002 se rubricó el Acuerdo marco Europeo sobre Teletrabajo.

Por último, en el contexto autonómico son varias las disposiciones dedicadas a regular el teletrabajo, como, por ejemplo:

Prácticamente todas las comunidades cuentan con una disposición que regula el teletrabajo, por lo que el apoyo y la seguridad jurídica secundan la implementación del mismo en cualquier órgano público.

Consejos para implantar el teletrabajo en una Administración

Una vez conocidos los beneficios del teletrabajo para el sector público, el siguiente paso, no exento de dificultad, es su puesta en marcha, ya sea por necesidad o por iniciativa propia.

En este sentido, siempre es recomendable contar con referencias externas de otras entidades que hayan pasado por un proceso similar. Por ejemplo, puedes inspirarte en la sesión sobre teletrabajo promovida por Vodafone Business University, llamada ‘Digital Workspaces’. En ella se abordaron casos de éxito en la implementación del trabajo a distancia, además de las herramientas necesarias o las metodologías a seguir para acelerar el proceso sin perder garantías de éxito.

Por otro lado, la compañía de telecomunicaciones ha elaborado una guía sobre cómo implantar el teletrabajo sin complicaciones. Estas indicaciones son válidas tanto para las empresas como para las Administraciones Públicas, por lo que te recomendamos leerlas para contribuir a que la distancia física no sea un problema a la hora de trabajar.

Teletrabajo Admnistración Pública - The New Now

En el caso concreto de la Administración Pública, te damos algunos consejos para implantar el teletrabajo:

  • Creación de un plan integral de teletrabajo. Éste debe incluir los objetivos y plazos del mismo, las herramientas que se utilizarán, las personas involucradas, las metodologías y a quién consultar en caso de duda. Por supuesto, este plan deberá quedar por escrito y deberá ser compartido con todos los trabajadores afectados.
  • Formación. Es básica para los trabajadores. Para asegurar el éxito de una iniciativa de teletrabajo, es esencial que todos los empleados estén formados en las herramientas que se van a utilizar y en todas las buenas prácticas que se van a seguir.
  • Implementación de medidas para asegurar el rendimiento. El teletrabajo implica muchas ventajas para la institución, pero también para el trabajador. Éste no debe ser tomado, en ningún caso, como una invitación a ser menos productivo, sino todo lo contrario. Es por eso que la implantación del teletrabajo debe ir acompañada de unos indicadores o KPI claros, medibles y aceptados por el trabajador afectado, que aseguren que su rendimiento se mantiene o incluso mejora mientras ejerce el trabajo a distancia.
  • Gestores más proactivos. El teletrabajo supone un cambio en la manera de gestionar de los responsables. Al no estar su equipo -o parte de él- presente, deben tener en cuenta que el nuevo escenario exige una gestión más proactiva y continuada, basada en resultados y no en la presencia de un trabajador en la oficina.
  • Ciberseguridad. La protección de los datos y activos de la Administración Pública es especialmente sensible, pues está en juego la información de los ciudadanos. Es por eso que el teletrabajo no debe suponer, ni mucho menos, una reducción del nivel de salvaguarda de estos datos. Por consiguiente, cada institución debe contar con las soluciones que garanticen que el teletrabajo no supone una amenaza o una vulnerabilidad para la información del ciudadano.
  • Plan de crisis. Nadie está a salvo de vivir una situación de crisis o contingencia que obligue a revisar, disminuir o ampliar el número de personas que estén sujetas al teletrabajo. Por eso, es necesario estar preparado y contar con un plan específico en el que se detalle qué hacer y qué procesos seguir en el caso de que haya una brecha de seguridad o cierre de oficinas físicas, por ejemplo.
  • Manuales y documentación. Te recomendamos preparar un manual de teletrabajo con todos los recursos útiles y herramientas necesarias para el teletrabajo. Este manual deberá incluir, entre otros:
    • Herramientas para la comunicación entre equipos como Slack, Zoom, Skype, Hangouts, Teams, etc.
    • Herramientas para gestión de proyectos: Trello, Asana o Epicflow te permitirán hacer un seguimiento de las tareas más efectivo y compartido con otros empleados de tu Administración.
    • Herramientas de almacenamiento y transmisión de información como Dropbox, OneDrive, MyAirBridge, Google Drive, etc.

Como ves, implantar el teletrabajo en una Administración conlleva múltiples ventajas, si bien es necesario contar con la seguridad de que se dispone de todas las herramientas y recursos necesarios para que el rendimiento y la productividad se mantengan e incluso aumenten, y apoyarse en expertos que ya hayan implantado el teletrabajo o dispongan de las soluciones de conectividad adecuadas para lograrlo.